Introdotto dalla spending review nell’ambito del processo di dematerializzazione della Pubblica Amministrazione, questo strumento avrebbe dovuto diventare obbligatorio per tutte le scuole già l’anno scolastico scorso; ma è sempre più chiaro che il rinvio annunciato con una Nota del MIUR dello scorso ottobre è nei fatti sine die.

La ragione per cui il Ministero ha rimandato a data da destinarsi la realizzazione del progetto è certamente in primo luogo il fatto – noto a molti – che in diverse situazioni mancano le necessarie infrastrutture (computer e connessioni di rete). Va però considerata anche la mancata soluzione del problema – ignoto ai più – di come garantire ai prodotti realizzati autenticità, integrità, non ripudiabilità, le tre caratteristiche obbligatorie per assegnare pieno valore legale alla documentazione.

Il mio caso sarà pertanto quello di chi intende sperimentare nuove modalità di relazione con studenti e famiglie, il cui principale valore aggiunto è la comunicazione in tempo reale: la collocazione su Internet delle informazioni da parte dei docenti consente infatti agli interessati di venirne a conoscenza immediatamente. E così ciascuno di noi insegnanti riceverà a breve un accreditamento e una password, così come gli studenti e i genitori. A seconda dei ruoli ogni utente potrà inserire dati o accedere a quelli di sua pertinenza. Ai coordinatori di classe che lo vorranno, poi, la scuola fornirà addirittura un tablet di ultima generazione in comodato d’uso.

Per quanto mi riguarda, avevo deciso di rinunciare a questa opzione e di servirmi piuttosto di dispositivi di mia proprietà ancor prima di rendermi conto di quante complicazioni essa possa comportare. Più in generale, suggerisco a coloro che fossero in situazioni analoghe alla mia una breve serie di domande utili per avere le idee più chiare da un punto di vista professionale:

1) Il registro è totalmente residente su Internet? L’accesso alle funzionalità avviene solo via browser?

2) Sono possibili stampa, firma e timbratura dei prodotti su supporto elettronico, ovvero le sole soluzioni attualmente in grado di conferire pieno valore legale alla documentazione?

3) L’applicazione in uso prevede e assegna responsabilità per quanto riguarda sicurezza, manutenzione, ripristino dei dati chiare e tali da sollevare gli insegnanti da questi aspetti?

4) Come avvengono l’archiviazione temporanea, quella definitiva e la successiva conservazione dei dati?

5) Come vengono gestiti i dati di anni diversi da quello corrente, ovvero come viene garantito che la scuola sia in possesso di un archivio, in particolare in funzione di possibili contenziosi?

6) Più in generale, i dati sono in possesso esclusivo del fornitore del servizio secondo un suo formato proprietario ed esclusivo o è previsto che siano periodicamente forniti alla scuola in formato autonomamente trattabile?

7) Viene garantita la leggibilità di lungo periodo dei dati? Come?

8) Come sono gestite le procedure autorizzative? Quanti profili di accesso sono contemplati? Come si configura ciascuno di essi? È previsto un accesso esclusivo per il Dirigente scolastico? Quali funzionalità comprende?

9) L’infrastruttura in dotazione alla scuola consente di ottimizzare i processi o crea disfunzioni e moltiplicazione dei carichi di lavoro?

10) Vi sono uno o più referenti tra il personale interno? Quali ruoli e compiti esercitano? Come si rapportano con il fornitore del servizio? Che opinione hanno?

11) Qual è l’opinione prevalente nel collegio docenti? Si ha notizia di incidenti, malfunzionamenti, resistenze conclamate, difficoltà ricorrenti?